Pada era
ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para manajer butuh
dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru. Para
pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan
untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai
penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan
teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka
harus menghadapi berbagai tantangan dan
persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan
perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era
globalisasi informasi yang
diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap orang-orang
yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi
sekretaris dimana mereka harus menyesuaikan diri dan memperluas
wawasan. fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para
manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada
tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf
didelegasikan kepada sekretarisnya atau pada tenaga administrasi. Sebagai konsekuensi logis sekretaris atau tenaga administrasi
pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris atau tenaga administrasi konvensional yang bersifat
administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh
perangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk
ditingkatkan sebagai
pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.
Tugas
seorang sekretaris yaitu membantu pimpinan dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti:
@ Menangani telepon;
@ Menerima tamu;
@ Menangani kas kecil;
@ Mengambil dikte dan melatinkan;
@ Menyimpan surat, dsb.
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh
seorang sekretaris atau tenaga administrasi akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan
oleh pimpinan, misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbebda
dengan lembaga bantuan hukum.
Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan:
a. Tugas-tugas yang bersifat rutin;
b. Tugas-tugas khusus;
c. Tugas-tugas yang bersifat kreatif;
d. Melakukan hubungan dan kerjasama.
Seorang sekretaris atau tenaga administrasi harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik
untuk menumbuhkan hubungan dan kerjasama yang baik antara dirinya dengan
pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
Seorang sekretaris yang berorientasi
global harus Menampilkan Citra
perusahaan karena Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Dikarenakan
sekretaris adalah tangan kanan atasannya, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Selain
itu seorang sekretaris harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua
tugasnya. Bukan hanya baik kepada atsannya
saja tapi juga harus baik
kepada relasi dan kawan sekantor. Sebagai tangan kanan dan selalu mendapat
kepercayaan dari atasannya, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia
perusahaan maupun rahasia pribadi atasannya
tersebut. Sekretaris bukan
hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi
misalnya teknologi informasi. Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh
seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. Menguasai bahasa asing
adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena
biasanya sekretaris selalu diminta atasannya untuk bertemu dengan relasi yang berasal
dari luar negeri. Seorang sekretaris setiap harinya
berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk
itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai
bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk
memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua
pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang
pemimpin harus meningkatkan kualitas berkomunikasi dengan meningkatkan
bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga
dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang
sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi. Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
a. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
b. Penerima dapat menerima atau menyetujui
isi pesan
c. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi),
sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.
Dalam menghadapi atasannya seorang
sekretaris yang profesional harus mempelajari karakter dari pimpinannya tidak salah dalam bertindak dan mengambil
keputusan. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam
hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan
presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa
belajar berbicara di depan publik atau
pada saat meeting. Seorang sekretaris profesional harus memiliki karakteristik dimana ia
harus menjadi orang metodis,
dengan mata yang bagus untuk hal detail, pengorganisasi yang baik, dengan pikiran
yang tertib, membawa ke objektivitas ke proses, Segera berurusan dengan korespondensi.
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus
mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan
teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti
perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja
semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya
saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang
sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita
bekerja
b.
Pengetahuan akan produk dari
perusahaan
c.
Pengetahuan akan Rekanan bisnis
pimpinan
d.
Pengetahuan akan pesaing dari
perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan
pengetahuan diantaranya adalah :
a. Banyak membaca dan mengikuti perkembangan
dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
b. Banyak mengikuti forum, workshop, seminar,
pelatihan, kursus, diskusi,
c. Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran
kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual,seorang sekretaris juga perlu memperhatikan kecerdasan logika
dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
a. Meningkatkan profesionalisme kerja dan
lingkungan kerja yang nyaman
b. Mampu menggunakan emosi secara efektif
untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
c. Memahami emosi orang lain
Sekretaris bertugas mencarikan dan
menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali
informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. Sekretaris profesional harus mampu berpikir untuk
mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat
mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun
dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada
sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikan tugasnya secara baik .
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan
memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris
untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap
menyelesaikan tugasnya.
Facebook
