Tantangan Tenaga Administrasi di Era Globalisasi

Pada era  ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para manajer butuh dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru. Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka harus  menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era globalisasi informasi yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap orang-orang yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi sekretaris dimana mereka harus  menyesuaikan diri dan memperluas wawasan.  fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya atau pada tenaga administrasi.  Sebagai konsekuensi logis sekretaris atau tenaga administrasi pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris atau  tenaga administrasi konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh  perangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.

Tugas seorang sekretaris yaitu membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti:
@ Menangani telepon;
@ Menerima tamu;
@ Menangani kas kecil;
@ Mengambil dikte dan melatinkan;
@ Menyimpan surat, dsb.
 

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris atau tenaga administrasi akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan, misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbebda dengan lembaga bantuan hukum.

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan:
a. Tugas-tugas yang bersifat rutin;
b. Tugas-tugas khusus;
c. Tugas-tugas yang bersifat kreatif;
d. Melakukan hubungan dan kerjasama.

Seorang sekretaris atau tenaga administrasi harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerjasama yang baik antara dirinya dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

Seorang sekretaris yang berorientasi global harus  Menampilkan Citra perusahaan karena Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Dikarenakan  sekretaris adalah tangan kanan atasannya, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Selain itu seorang sekretaris  harus  ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada atsannya saja tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor. Sebagai tangan kanan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasannya, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi atasannya tersebut. Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta atasannya untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kualitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi. Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :

a.  Penerima mengerti atau memahami isi pesan

b.  Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

c. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

Dalam menghadapi atasannya seorang sekretaris yang profesional harus mempelajari karakter dari pimpinannya tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara di depan  publik atau pada saat meeting. Seorang sekretaris profesional harus memiliki karakteristik dimana ia harus menjadi orang metodis, dengan mata yang bagus untuk hal detail, pengorganisasi yang baik, dengan pikiran yang tertib, membawa ke objektivitas ke proses, Segera berurusan dengan korespondensi.

Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

 Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

a.       Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

b.      Pengetahuan akan produk dari perusahaan

c.       Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan

d.      Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

 Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :

a.   Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik

b.  Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,

c.   Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

 Disamping kecerdasan intelektual,seorang sekretaris  juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

a.  Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman

b.  Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)

c.  Memahami emosi orang lain

 Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. Sekretaris profesional harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikan tugasnya secara baik . Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.